Esta seção resume as regras que são obrigatórias para todos os clubes que cobram algum tipo de taxa ou coletam fundos entre os membros - independentemente de sua fonte ou frequência de coleta. As regras não se aplicam a clubes corporativos, que devem seguir as políticas de sua empresa em termos de finanças.

Definições

"Site do Clube"  é definido como a presença online do clube, que pode ser um website, uma página ou grupo em uma rede social, um fórum etc.

"Aprovação pelos membros" é o termo utilizado para procedimentos de votação descritos na seção Democracia do Clube. Todas as propostas de gastos submetidas ao voto dos membros devem incluir:

• O objetivo exato da operação
• O valor mínimo e máximo autorizado
• Os intervalos de tempo mínimo e máximo para a execução a partir da data de aprovação, sendo que o prazo máximo não deve exceder um ano.

"Custos de funcionamento" são os custos que são inevitáveis para o funcionamento regular do clube, e incluem:

• Aluguel do local durante as reuniões.
• Aluguel de equipamentos utilizados durante a reunião: computadores, microfones, projetores etc.
• Custos de manutenção e de reparo do equipamento existente.
• Custos para instalação e finalização das reuniões (preparação, limpeza etc.)
• Suprimento de escritório (papel, canetas, fotocópias, tinta ou toner para impressão de formulários de avaliação etc.)
• Papelaria (cartões de visita, distintivos, pacotes de boas-vindas, banners, alfinetes etc.)
• Custos financeiros, como taxas de transferência bancária, taxas de manutenção de conta corrente, impostos etc.
• Custos decorrentes das obrigações legais locais do clube (seguros, registro legal, contabilidade etc.)

Exemplos de custos não relacionados ao funcionamento:

• Aquisição permanente de equipamentos
• Custos de organização de eventos especiais, festas ou workshops.
• Custos para convidar oradores ou treinamentos pagos.
• Auxílio viagem para vencedor de uma competição participar de competições em regiões distantes.

"Eventos relacionados à Ágora" são eventos organizados e copatrocinados por um ou mais clubes Ágora, que estão de acordo com todos os Princípios Fundamentais (especialmente o da neutralidade), e que têm o objetivo de beneficiar a missão e os objetivos Ágora. Alguns exemplos de eventos são:

• Competições de oratória, debates e outros eventos similares
• Convenções Ágora de diferentes níveis
• Eventos abertos para a promoção dos clubes Ágora
• Reuniões entre membros de clubes prospectivos.
• Workshops, seminários, sessões de treinamentos etc.
• Projetos comunitários válidos
• Participação em feiras, shows, e outros eventos similares de terceiros, nos quais a presença do clube é apropriada, com o objetivo de encontrar membros e de fazer marketing para o clube.

Para exemplos de tipos de eventos nos quais a participação dos clubes não está autorizada, por favor consulte a seção sobre o Princípio de Neutralidade.

"Eventos Oficiais Ágora" são todos os eventos de acesso universal criados ou definidos pela Fundação Agora Speakers International. Atualmente, existem dois eventos deste tipo:

• Todas as competições que seguem as regras oficiais
• Convenções Ágora em todos os níveis geográficos.

Regras para Finanças

Liberdade Financeira

FF01. Os clubes podem decidir-se pela cobrança de valores que eles considerarem apropriados, com a frequência que desejarem, e podem receber fundos de terceiros, desde que as seguintes regras sejam cumpridas.

FF02. O valor e a periodicidade das taxas coletadas dos membros devem ser disponibilizados publicamente em todos os sites do clube. O acesso a essas informações não pode exigir o preenchimento de formulários online ou o fornecimento de informações pessoais.

FF03. As taxas do clube coletadas dos membros não podem ser discriminatórias: todos os membros devem pagar as mesmas taxas. As seguintes exceções são permitidas:

• Pessoas que pertencem a grupos minoritários de baixa renda podem se beneficiar de um desconto ou da isenção de taxas por sua associação. Ex.: estudantes, pensionistas, desempregados, minorias étnicas, refugiados etc. Nós nos reservamos o direto de analisar essas situações e pedir que elas sejam eliminadas se sentirmos que o clube está abusando desta definição e a transformando em uma forma de taxa discriminatória para membros (ex.: um clube que defina "homens brancos" como um "grupo minoritário" )
   
• Para clubes que utilizam uma língua que não é a oficial do país (ex.: um clube que funcione em inglês na Espanha), falantes nativos desta língua podem ter um desconto ou isenção de taxas de associação.
   
• Qualquer profissional da área de oratória e liderança pode receber um desconto ou isenção das taxas de associação ao clube, caso ele realize de forma rotineira avaliações, workshops ou mentorias nas reuniões do clube.

FF04. Convidados e outros membros Ágora não podem ser cobrados pela visita ao clube durante sessões regulares. Durante sessões não-cotidianas, como eventos especiais, reuniões com oradores convidados, workshops etc., anunciados publicamente com antecedência, a cobrança de taxas únicas de participação é autorizada. Essa taxa única deve ser anunciada ao mesmo tempo que a sessão especial.

FF05.Os clubes não podem aceitar doações anônimas ou doações de terceiros cuja ideologia ou ações vão de encontro aos ideais, missão, princípios e objetivos da Agora Speakers International.

Uso Válido dos Fundos

VU01. Os fundos do clube não podem ser utilizados para benefício pessoal ou lucro de algum membro. O uso de fundos deve sempre respeitar as exigências legais locais para organizações não-lucrativas. Em caso de conflito entre a legislação local e essas regras, a diretiva mais restritiva deverá ser aplicada.

VU02. Todos os bens ou serviços adquiridos pelo clube devem ser para seu próprio funcionamento ou para eventos relacionados à Ágora, como competições, convenções etc. Os clubes não podem utilizar os fundos em operações cujo único objetivo seja aumentar os fundos do clube. Em particular, os clubes não podem realizar atividades de investimento de nenhum tipo, incluindo seguros, commodities, compra de moedas estrangeiras, mercado futuro, contratos de opção, bens imobiliários etc., independente de se essas atividades são públicas ou não.

VU03. Qualquer bem adquirido pelo clube deve ser utilizado exclusivamente pelos membros do clube, representantes Ágora do país e convidados de reuniões, ou para outras atividades ligadas à Ágora que estejam de acordo com a missão e os objetivos da Ágora. A utilização desses bens adquiridos não pode ser sujeita à cobrança de taxas adicionais.

VU04. Se houver a dissolução do clube, todos os fundos remanescentes devem ser doados a uma instituição de caridade reconhecida legalmente, após aprovação pelos membros por maioria simples. Se não houver acordo entre os membros, os fundos devem ser doados para a Agora Speakers International.

VU05. Os clubes não podem contratar empregados.

VU06. Os clubes não podem possuir investimentos de qualquer tipo, e não podem se endividar.

VU07. Todas as contas correntes utilizadas pelo clube devem ser abertas em bancos autorizados que operam localmente no território onde o clube foi registrado, e devem ser denominadas em uma das moedas oficiais do país
 

Supervisão da Utilização

OV01. Todos os clubes que coletam fundos ou cobram taxas devem ter um Tesoureiro, que deve ser uma pessoa diferente do /Presidente+%28pt-br%29e.

OV02. O clube deve manter relatórios financeiros detalhados e atualizados publicados em todos os seus sites, e deve fornecer um relatório completo e detalhado para a Fundação uma vez por ano. Essa informação deve ficar disponível para todos os membros Ágora do mundo. Esses relatórios financeiros podem ser simplesmente um arquivo Excel que detalhe a entrada de fundos e as despesas, ou algo mais complicado, como um relatório completo de contabilidade. Em qualquer caso, eles devem ser absolutamente claros a respeito de como as taxas de associação estão sendo utilizadas especificamente. Além desse formato agregado, todas as despesas também devem ser disponibilizadas em um formato não agregado e detalhado. Esse formato detalhado deve incluir, para cada transação, ao menos as seguintes informações:

• Data,
• Quantidade gasta ou recebida,
• Fonte (para taxas ou doações) ou fornecedor (para aquisição de bens ou serviços)
• Objetivo ou razão da transação (para aquisição de bens ou serviços - informações específicas sobre o bem ou serviço adquirido)

OV03. Os clubes não podem acumular fundos que excedam o custo equivalente a dois anos de funcionamento, a não ser que isso seja aprovado pela maioria e com um objetivo orçamentário específico. Tal aprovação deve ser renovada anualmente.

OV04. Qualquer gasto que envolva mais do que 1/3 dos fundos do clube (tendo como valor de referência a quantidade disponível no início do ano fiscal) e que tenha fins não relacionados ao funcionamento do clube deve ser aprovado pelos membros, independentemente de esse 1/3 ser utilizado em uma transação única ou em várias transações cumulativas. Mais especificamente, qualquer transação cujo montante somado aos custos não ligados ao funcionamento excedam 1/3 dos fundos do clube no início do ano fiscal deve ser aprovada pelos membros, a não ser que essa transação seja parte de um orçamento aprovado previamente e que o montante da transação seja condizente com o previamente aprovado.

Alguns exemplos:

• Um clube inicia o ano fiscal com $1000 (1/3 = $333). O presidente deseja comprar um projetor por $400.  $400 > $333, logo a compra precisa ser aprovada pelos membros. Depois de conseguir a autorização, o presidente deseja comprar um microfone por $15.  Já que o valor cumulativo do custo das aquisições é $400+$15 > $333, essa transação também precisa ser aprovada. Na realidade, essa regra implica que, a partir do momento que os gastos ultrapassam 1/3 dos fundos do clube, todos os gastos não ligados ao funcionamento deverão ser submetidos à aprovação.
   
• Um clube inicia o ano fiscal com $1000 (1/3 = $333). O presidente compra 10 microfones por $30 cada (custo cumulativo: $300). Um pouco mais tarde, ele deseja comprar um púlpito por $50. Essa transação deverá ser aprovada pelos membros, já que o valor cumulativo do púlpito e das aquisições anteriores seria de $350, excedendo o limite estabelecido pela regra do 1/3.
   
• Um clube inicia o ano fiscal com $1000 (1/3 = $333). O presidente apresenta um plano para a organização de uma competição com o orçamento de $600 e consegue aprovação. Ele compra, então, um projetor por $400 e 10 microfones por $10 - com um valor total de $500. Nenhuma dessas transações precisará ser aprovada. Ele então resolve comprar um conjunto de livros, avaliado em $50, para o clube. Essa transação deve ser aprovada, já que o custo cumulativo seria de $550 ( > $333), e essa transação não teria relação com a competição discutida previamente.
   
• Um clube inicia o ano fiscal com $1000 (1/3 = $333). O presidente apresenta um plano para organizar uma competição com o orçamento de $600 e consegue aprovação. Ele compra, então, um projetor por $400, e deseja comprar 10 microfones por $25. A compra dos microfones implicaria em um custo total de gastos não ligados ao funcionamento de $650 - excedendo o orçamento aprovado. Nesse caso, os membros precisam aprovar esta transação.

OV05. Qualquer aprovação de gastos ou ligada a aspectos financeiros realizada pelos membros terá validade máxima de um ano. Ao final do ano, outra votação será necessária para estender a aprovação para o ano seguinte.

Financiamento de Eventos ligados à Ágora

Um dos pilares fundamentais do sistema Ágora são os eventos interclube Ágora, como as competições, convenções etc, além de outros eventos organizados conjuntamente por vários clubes (como reuniões para descontrair, competições não oficiais etc.). De maneira geral essas atividades exigem algum grau de antecipação financeira para serem realizadas com sucesso.

AE01. Todos os eventos ligados à Agora (oficiais ou não) devem ser primariamente auto-financiados através da venda de ingressos e produtos, patrocínios, subvenções ou outros dispositivos.

AE02. 10% da renda bruta desses eventos (oficiais ou não), será direcionado para a Fundação Agora Speakers International.

AE03. O custo de qualquer evento Ágora oficial que exija algum tipo de pré-financiamento será coberto por todos os membros individuais da área geográfica em questão, e no limite para todos os membros do país em eventos em escala internacional, como as Convenções. Todos os membros da região em questão devem contribuir - para além de outras taxas que eles estiverem pagando - com uma quantia proporcional das despesas. Essa quantia proporcional será o resultado da divisão do financiamento necessário pelo número de membros únicos da região, e será o mesmo para todos os membros, independente do tipo de clube aos quais eles pertencem. Cada clube tem a liberdade de decidir se utilizará os próprios fundos para essa contribuição obrigatória ou se repassará para os membros a taxa adicional, podendo também optar por uma combinação desses dois mecanismos.

AE04. Todos ou lucros ou perdas do evento serão distribuídos entre os clubes, em quantias proporcionais ao número de membros. Os clubes podem reembolsar a quantia paga pelos membros, desde que ela não exceda a quantia dispendida, conforme descrito em AE03. A decisão para reembolsar ou não parte dos lucros cabe ao comitê executivo de cada clube. O lucro que não for utilizado para o reembolso dos membros deve ser integrado aos fundos do clube.
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AE05. Os organizadores do evento devem fornecer um relatório de todas as transações contábeis necessárias para a organização do evento para a sede da Agora Speakers International, conforme elas forem acontecendo, com o mesmo nível de detalhe indicado em OV02, e utilizando as ferramentas de contabilidade providenciadas pela sede.

Patrocínio de Participantes das Convenções

CP01. Apenas participantes de eventos oficiais Ágora envolvendo níveis superiores aos encontros municipais podem se candidatar a patrocínios.

CP02. Os clubes de uma região geográfica particular (limitados, no máximo, à escala nacional) podem optar por patrocinar os gastos dos seguintes participantes em convenções:

• Competidores.
• Um representante do clube com poder de voto que não irá competir, desde que haja aprovação do Comitê Executivo.
• Pessoas que vão oferecer workshops, sessões de treinamento e seminários no evento.
  
  Os clubes podem decidir-se pelo financiamento de apenas um desses tipos de participação, e não dos outros..

CP03. A decisão sobre o financiamento deve ser aprovada por maioria absoluta dos presidentes dos clubes, e a votação deve ocorrer da seguinte maneira::

• Sobre os competidores: a votação deve ocorrer antes da primeira rodada de competições locais (que ocorre em cada clube)
• Para outros participantes - a votação deve ocorrer até um mês após o anúncio da data do evento.

CP04. Os seguintes usos são válidos para os fundos dos clubes, exceto se proibidos explicitamente pela legislação local:

• Gastos com viagem econômica de ida no meio de transporte mais adequado.
• Custos com o tipo de ingresso mais completo para determinado evento.
• Custos com acomodação durante a duração do evento, acrescidas de mais duas noites (permitindo um dia para a chegada e outro para a partida após o final do evento)
• Ajuda de custo diária razoável para gastos com refeições e transporte

CP05. O patrocínio pode ocorrer apenas através de propostas específicas de compra. A troca dos produtos e serviços do patrocínio por dinheiro não é permitida. Os participantes patrocinados devem guardar recibos de todos os bens e serviços que adquirirem e submetê-los eletronicamente para o Tesoureiro do clubes o mais rápido possível, ou no máximo até duas semanas após a compra.

Mudanças nas Regras

RC01. Essas regras podem mudar periodicamente. Os clubes devem cumprir novas regras até seis meses após as atualizações.